Efektivita: Rozdělte pracné úkoly na menší části

Znáte ten stav, kdy na vás čeká důležitý úkol, který zabere „X“ hodin a vy nejste schopni se do něj pustit? Podělíme se s vámi o jednu z metod (kterou sami využíváme), jak tento problém překonat.

Kdy odkládáme? Když nás úkol děsí

Při práci na počítači nečelíme fyzicky namáhavé práci. Nic nám to však není platné v oblasti odkládání časově náročných povinností.

Problémem pro nás je práce, která je příliš obsáhlá. Děsíme se úkolu, jehož vypracování potrvá celý den, nebo třeba desítky hodin. Velmi dobře přitom víme, že s každým dnem, kdy úkol odložíme, se dostáváme do stále většího problému.

Místo vypracování však stejně raději uděláme něco jednoduššího. Jsme přitom přesvědčeni, že na tom hlavním začneme pracovat za 5 minut, pak tedy následující hodinu… Znáte to.

Pojmenujte daný úkol – Na papír!

Proč nás úkol děsí? Protože ani nevíme, kolik času nám zabere a vlastně ani co budeme dělat. Těžko se startuje tam, kde neznáme trať a nevidíme cíl.

Vezměte proto do ruky tužku a papír a svého „soupeře“ připravte o všechny zbraně. Pojmenujte svůj úkol, popište vše, co budete muset udělat a vyhraďte si na to časový horizont.

V tuto chvíli máte jasnou představu o tom, co vás čeká.

„Potřebuji napsat článek na Inspi.cz. Délka přibližně dvě normostrany, odborný text z oblasti organizace úkolů. Časový odhad 3,5 hodiny, může se protáhnout na 4,5 dle finální podoby. V článku použiji vlastní zkušenosti, je však také vhodné najít odborné články na podobné téma, utřídit si myšlenky a pochytit pár dalších zajímavých tipů.

V závěru bude nutné článek konzultovat s nezaujatou osobou a vyslechnout si zpětnou vazbu pro závěrečnou korekci.

Nezapomenout sdílet na sociálních sítích!“

Rozdělte svůj úkol na menší podúkoly

Pokud je výsledkem vaší analýzy úkolu něco ve stylu: „Čeká mě 8 hodin psaní článků,“ pravděpodobně opět selžete. I jednodušší úkol pojmenovaný tímto způsobem pro vás bude příliš složitý. Rozdělte jej na dílčí pod-úkoly. Takové, které vás budou svou jednoduchostí naopak přitahovat.

Osobně si proto rozepíšu něco takového:

Napsat článek na blog Inspi (3 hodiny)

(10 minut) Vymyslet téma článku
(15 minut) Vygooglit zdroje
(30 minut) Pročíst zdroje
(10 minut) Utvořit si hrubou osnovu článku – na papír
(10 minut) Napsat nadpisy článku – Word
(10 minut) Sepsat úvodní odstavec
(15 minut) Sepsat odstavec č. 2 (3, 4, 5…)

Opakovat dle počtu odstavců, místo čísla doporučuji dát odstavci jméno

(20 minut) První korekce
(15 minut) Druhá korekce
(5 minut) Nahrát na web
(10 minut) Zpětná vazba, závěrečná korekce

Všimněte si, že čas, který mě děsí (3 hodiny) jsem si napsal na konec řádku. Časy, na které se těším (5 – 20 minut) si však píšu na začátek článku. Dvaceti minut se nebojím a pustit se do nich naopak chci. Působí na mě jako „zbytečnost“, kterou chci mít vyřešenou.

Úkoly pište na papír

Všechny úkoly, poznámky a další nezbytné podrobnosti pište na papír. Splněné položky si následně škrtejte. Nic vás neuspokojí tak, jako škrtnutá položka a následně proškrtaný papír. Tuto odměnu elektronický plánovač nikdy nedokáže napodobit.

Samotný úkol pak samozřejmě na počítači vypracovat můžete, pokud vám to tak vyhovuje (většinou navíc musíte). Na papír si evidujeme pouze úkoly.

Plánujte začátek, konec, ale i pauzy

Kromě jednotlivých úseků si zapište i časy, kdy s úkolem začnete a skončíte. Budete tak vědět, že když začnete ve 14.00, v 17.00 budete mít hotovo. Časy však rozčleňte pro jednotlivé podúkoly, protože tříhodinový úkol by vás v této podobě znovu děsil.

Do rozvrhu přímo plánujte i pauzy (10 minut – Pauza na kávu) a to minimálně jednu pauzu do hodiny. Odejděte od počítače, projděte se, dejte si něco na zub, cokoliv, co vás opět nabije energií. Při práci vás tak požene touha po pauze, úkol se navíc ještě víc rozmělní. Už to nebude článek na 3 hodiny, ale tři hodinové úkoly s příjemnou pauzou.